PRIVACYVERKLARING

Privacy verklaring. 

Jong Nederland Egchel respecteert de privacy van haar leden, in het bijzonder hun rechten met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Vanwege volledige transparantie hebben wij daarom een beleid geformuleerd en geïmplementeerd met betrekking tot deze verwerking zelf, het doel ervan alsook de mogelijkheden van betrokkenen om hun rechten zo goed mogelijk te kunnen uitoefenen.

Voor alle aanvullende informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u terecht op de website van de autoriteit persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevensnl/nl of Jong Nederland Limburg heeft een uitgebreid AVG-protocol opgesteld, dat te vinden is op hun website, https://www.jongnl.nl.

De aan u beschikbare privacy policy verklaring is de enige versie die van u van toepassing is, totdat de een nieuwe versie, de huidige versie vervangt.

 Artikel 1. Wettelijke bepaling.

Verantwoordelijke voor de bewerking van de persoonsgegevens is het bestuur van Jong Nederland Egchel, te Egchel.

 Artikel 2. De verwerking van persoonsgegevens.

  1. Uw persoonsgegevens of dat van u zoon/dochter worden verzameld door de secretaris van Jong Nederland Egchel.
  2. Wij verzamelen de volgende gegevens van u zoon/dochter:
  • Voornaam en achternaam
  • Straat en huisnummer
  • Postcode en woonplaats
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • E-mailadres (ouders/leden)
  • Telefoonnummer (ouders/leden)

 De overige informatie waarnaar wij vragen, zwemdiploma’s, medicijngebruik, allergieën en andere bijzonderheden waar wij als Jong Nederland Egchel mee rekening moeten houden, slaan wij niet op. Deze informatie wordt eenmalig  gecommuniceerd naar de betreffende groepsleider, zodat de eigen groepsleiding rekening kan houden met bijzonderheden omtrent uw zoon/dochter tijdens de wekelijkse groepsbijeenkomsten, activiteiten en kamp. Waarna deze persoonsgegevens worden vernietigd, door de groepsleider zelf. Hiervoor tekent de groepsleider een formulier.

 

  • Foto’s en beeldmateriaal,

Jong Nederland Egchel organiseert verschillende activiteiten, waarbij soms foto’s en video’s worden genomen. Foto’s en video’s waarop een persoon duidelijk zichtbaar is behoren, net als de basisgegevens, tot de persoonsgegevens. Voor het verspreiden van foto’s en video’s op sociale media, de website, of in andere media is toestemming noodzakelijk. Ook dit is opgenomen in het AVG-formulier dat een lid ontvangt bij inschrijving. Indien een lid of zijn/haar wettelijk vertegenwoordiger geen toestemming geeft voor het gebruik van foto’s en video’s waarop hij/zij te zien is, zullen deze foto’s niet verspreid worden, of zal het lid onherkenbaar gemaakt worden. Jong Nederland Neer is slechts aansprakelijk voor de foto’s of video’s die in opdracht van de vereniging gemaakt worden. Uiteraard probeert de vereniging zoveel mogelijk te voorkomen dat foto’s die derden gemaakt hebben tijdens activiteiten verspreid worden, maar hier kan geen uitsluitsel over gegeven worden.  

Het toestemmingsformulier wordt bewaard door Jong Nederland Egchel. wanneer dit na enig tijd aangepast dient te worden, dan dient de ouder(s)/verantwoordelijke van onze leden zelf contact met de secretaris op te nemen.

 

  • Kampformulieren worden verwerkt in een klapper. Deze persoonsgegevens gaan mee op kamp en worden veilig door de secretaris/voorzitter bewaard. Deze persoonsgegevens worden uiterlijk 6 maanden bewaard waarna ze vernietigd worden. Indien er geen aanleiding is om deze persoonsgegevens langer te bewaren dan noodzakelijk, dan worden ze meteen na het kamp vernietigd.

 

Artikel 3. Doel van de verwerking.

We verzamelen u persoonsgegevens niet zomaar. Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor onze ledenadministratie.

 Artikel 4. Registratie persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens worden geregistreerd in een (elektronisch) register. Genaamd PION.

Pion is het leden- en administratiesysteem van Jong Nederland Limburg. Het is ontwikkeld in Oracle en draait in een Nederlands datacentrum in Amsterdam. Oracle heeft het hoogste niveau van beveiliging voor een commercieel datacenter. Data verlaat Europa niet, ook niet voor backup- en uitwijkdoeleinden. Oracle als organisatie is ISO en NEN gecertificeerd met betrekking tot beveiliging. Meer informatie kan gevonden worden op www.oracle.com. PION is ontwikkeld door het bedrijf Ilionx. Het bedrijf is ISO9001 en ISO27001 gecertificeerd en heeft zowel een bewerkersovereenkomst met Jong Nederland Limburg als met Oracle. De omgeving waarin PION draait, wordt 7 dagen per week, 24 uur per dag gemonitord op beveiligingsincidenten. Maatregelen worden genomen om aanvallen van buitenaf te wenden, en eventuele securitypatches worden automatisch geïmplementeerd. De data in PION wordt encrypted opgeslagen, en kan niet zonder expliciete toegang geraadpleegd worden.

PION is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Jong Nederland heeft één accounts voor PION: een administratieaccount. Het wachtwoord voor deze account wordt per sms verstrekt aan de huidige secretaris. Verder heeft niemand het wachtwoord. Als een leider inzicht wil hebben in de basisgegevens van zijn leden, dan kunnen deze alleen verstrekt worden door de secretaris. Leiders zijn niet bevoegd om gegevens van leden te wijzigen, tevens mogen zij in geen geval persoonsgegevens van hun leden op slaan op hun eigen computer. Mochten er ooit gegevens nodig zijn als leider van de groep, voor bijvoorbeeld een activiteit, dan worden deze gegevens direct na gebruik vernietigd.

Het wachtwoord van PION worden elk half jaar gewijzigd. De secretaris wordt hierover op de hoogte gesteld. De persoonsgegevens in PION blijven opgeslagen totdat een lid zich uitschrijft. Na het aflopen van het lidmaatschap worden de gegevens verwijderd door de secretaris verantwoordelijk voor ledenadministratie. Elk kwartaal wordt PION opgeschoond. De gegevens van verwijderde leden worden op dat moment definitief uit het programma gehaald. PION heeft een optie om leden op te slaan als ‘oud lid’. Van deze optie kan gebruik gemaakt worden als de gegevens strikt noodzakelijk zijn om te bewaren. Dit mag echter pas na expliciete toestemming van de persoon of zijn/haar ouders, en zal gewoonlijk niet gebruikt worden.

Alleen onze eigen vereniging en Jong Nederland Limburg (overkoepelende organisatie) heeft inzage in deze persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt of verkocht.

Artikel 5. Uw rechten met betrekking tot uw gegevens.

  1. Recht op inzage.

Het lid of zijn/haar wettelijk vertegenwoordiger mag op elk moment zijn/haar persoonsgegevens inzien. Dit kan via een schriftelijke aanvraag per mail of per brief aan de secretaris. De secretaris verstrekt binnen 1 maand de opgevraagde gegevens per email of brief aan de aanvrager.

 

  1. Recht op rectificatie.

Het lid of zijn/haar wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht zijn/haar persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen, bijvoorbeeld bij een verhuizing. Dit kan via een schriftelijke aanvraag per mail of per brief aan de secretaris. De secretaris reageert binnen 1 maand op het verzoek van de aanvrager, en zorgt dat de gegevens zo snel mogelijk aangepast worden.

 

  1. Recht op het indienen van een klacht.

Als het lid of zijn/haar wettelijk vertegenwoordiger een klacht heeft over het gebruik van zijn/haar persoonsgegevens, kan dit schriftelijk of mondeling doorgegeven worden aan de secretaris. Samen met deze persoon kijkt de secretaris naar de mogelijkheden. Mocht er geen oplossing komen, dan kan de eigenaar een klacht melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), of ervoor kiezen naar de rechter te gaan.

 

  1. Recht op het stoppen van het gebruik van gegevens.

Het lid of zijn/haar wettelijk vertegenwoordiger kan op elk moment beslissen om het gebruik van de gegevens te stoppen. Dit betekent binnen Jong Nederland Egchel dat het lidmaatschap vervalt. 

 

Artikel 6. Wettelijke verplichting.

In geval van schending van enige wet- of regelgeving, waarvan u wordt verdacht en waarvoor de autoriteiten persoonsgegevens nodig hebben die de beheerder heeft verzameld, worden deze na een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek van die autoriteiten, waarna deze persoonsgegevens mitsdien niet meer onder de bescherming van de bepaling van deze privacyverklaring vallen.

 

Artikel 7. Bewaartermijn gegevens.

De door de beheerder verzamelde gegevens worden gebruikt en bewaard voor de duur zoals bij de wet is bepaald of men heeft aangegeven dat deze gegevens bewaard mogen worden voor het oud-leden bestand.

 

Artikel 8. Wijzigingen.

JongNL Egchel behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Zo blijven wij up-to-date met wet en regelgeving. Het verdient daarom ook de aanbeveling om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen, die wordt gepubliceerd op onze website.

 

Artikel 9. Contact.

Voor verzoeken, vragen, of meer informatie kunt u zich richten tot:

Jong Nederland Egchel

Postadres: Kapelaan Nausstraat 21

5987 AR Egchel

Of Mail naar: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.